Fotograf in der Corona-Krise: Video-Chat als wertvolles Tool

Shootings abgesagt. Hochzeiten im besten Fall verschoben. Termine gestrichen. Du machst eine schwierige Zeit durch. Deinen lieben Kunden geht es auch nicht viel besser. Es ist nun umso wichtiger, mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Wie kann Fotograf die Corona-Krise überstehen? Wie kannst du ein professionelles Kundengespräch über Zoom führen? Hol dir ein paar Tipps, wie man eine gelungene Videokonferenz via Zoom abhalten kann. Sowohl Einsteiger, als auch die technisch Affinen finden unten hilfreiche Tricks für sich. Alle beschriebenen Features sind kostenfrei.

Warum eigentlich Zoom?

Google Hangouts, Microsoft Teams, Webex, altbewährtes Skype usw… Unter allen im Netz verfügbaren Telko-Tools scheint Zoom die beste Alternative zu sein. Die Ton- und Bildqualität ist grundsätzlich besser als bei anderen Anbietern. Schon mit der Freeversion können bis zu 100 Personen an der Sitzung teilnehmen, im Prinzip ohne sich anmelden oder eine App herunterladen zu müssen. Man kann sich auch per Telefon einschalten. Es funktioniert auch auf allen Smartphones. Hier aber nur mit der App.

Die kostenfreie Version macht es möglich, ein Eins-zu-eins-Gespräch ohne zeitliche Begrenzung zu führen. Gruppengespräche werden hingegen im Prinzip nach 40 Minuten abgebrochen. Diese Einschränkung hat Zoom letztlich für die am stärksten betroffenen Länder Asiens aufgehoben. Auch Schulen können beantragen, Online-Meetings ohne Zeitlimits abzuhalten. Aber auch sonst wird in jetziger Krisensituation die Einschränkung im Laufe der Sitzung in der Regel aufgehoben, wenn sich mindestens etwa 10 User einwählen.

Wenn der Organisator im Vorfeld ein „wiederkehrendes Meeting“ einstellt, können sich die Teilnehmer, falls die Verbindung kippt, automatisch mit demselben Link wieder anmelden und auch die gleiche URL-Adresse in Zukunft nutzen.

Wenn du also zum Beispiel nicht nur mit dem Brautpaar sondern auch mit ihren Eltern zoomst, die sich separat einschalten, kannst du vorweg nach 40 Minuten eine kurze Pause einplanen und etwa 5 Minuten im Voraus darauf hinweisen.

Die Teilnahme geht zwar auch ohne Software, aber mit einer Zoom-Anwendung bekommt man mehr Features. Nur der Organisator muss die Software haben und ein Konto bei Zoom erstellen.

So geht man in die Einstellungen in dem Zoom-Fenster

Es geht auf mit dem rechten Mausklick auf die Zoom-Ikone rechts unten in der Taskleiste

So geht es vor der Telekonferenz – Vorbereitungstipps:

Licht: Man muss einen Fotografen nicht überzeugen wie wichtig es ist, dass der Raum entsprechend beleuchtet ist. Sorge für weiche, gleichmäßige Ausleuchtung. Solange keine Sonnenstrahlen direkt rein kommen, setz dich am besten vor ein Fenster. Abends kannst du eine Tischlampe vor dich stellen.

Gute Ausleichtung spielt eine große Rolle. Auf dem Bildschirm ist unser neuer nShop zu sehen.

Agenda: Vereinbare mit dem Kunden im Vorfeld wie lange die Sitzung dauern soll. Versuche eine grobe Agenda für das Meeting samt dem Link zum Video-Chat zu erstellen. Die Umstände sind neu und der Kunde würde gerne wissen, was zu erwarten ist. Punkt 1 auf der Agenda: 3 Minuten Zeit für die Prüfung, ob die Technik stimmt.

Hintergrundgeräusche: Reduziere Hintergrundgeräusche auf ein Minimum. Stelle dein Handy lautlos. Teste dein Mikro. Mit einem Großmembran-Mikrofon hört sich der Ton perfekt an und du wirkst top-professionell.

Internetverbindung. Sorge für einen stabilen Internetanschluss, damit keine Funklöcher auftreten. Schalte die größten Bandbreitenfresser wie Facebook oder Dropbox aus. Stelle sicher, dass dein Mitbewohner gleichzeitig keine großen Datenvolumen hoch- oder runterlädt.

Hintergrund: Beim Videogespräch kommt dein Aussehen mehr zum Vorschein als in einer Face-to-Face-Besprechung. In deinem Schlafanzug fühlst du dich bestimmt wohl, hinterlässt aber keinen besonders professionellen Eindruck. Vermeide auch gestreifte oder gemusterte Kleidung, die die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Ist keine Bettwäsche im Hintergrund zu sehen oder scheint die Blume hinter dir nicht aus deinem Kopf zu wachsen, so ist es schon nicht schlecht. Ist deine Umgebung etwas aufräumbedürftig, so kannst du in Zoom einen virtuellen Hintergrund einstellen. Sei es eines der voreingestellten Bilder, ein Hintergrundfoto deiner Wahl, das du hochladen kannst oder ein Video; Auch deinen Gesprächspartner kannst du auf diese Option hinweisen, damit auch er sich notfalls komfortabel fühlt.

So kann man einen individuellen Hintergrund einstellen

So läuft es während eines Meetings ab – technische Tipps

Aufzeichnung: Sofern du es nicht ausschaltest, wird die Sitzung automatisch aufgezeichnet. Im Nachgang wird auf deiner Festplatte ein Ordner mit MP4 und MP3 zugleich erstellt. Du kannst zusätzlich einstellen, dass die Tonspuren einzelner Sprecher separat aufgenommen werden.

Zugang: Du schickst dem Kunden einen Link oder eine Meeting-ID, wenn er Zoom installiert hat. Um sicherzustellen, dass sich kein Dritter zum Gespräch dazu gesellt, kannst du den Video-Chat mit einem Passwort sichern. Alternativ, wenn alle Teilnehmer schon da sind, lässt sich eine Zugangssperre einrichten (na ja, heute hört man öfter von Ausgangssperre). Auf den Bildschirm deines Gesprächspartners kannst du ohne seine Zustimmung nicht zugreifen, aber wenn du ein bestimmtes Feature aktivierst, wird dir neben dem Namen deines Gegenübers ein Uhrensymbol angezeigt, wenn er länger als 30 Sekunden ein anderes Fenster im Vordergrund geöffnet lässt, als das von Zoom. Dies kann für dich ein Hinweis sein, dass er aus welchen Gründen auch immer abgelenkt ist.

Die Einstellungen für jedes einzelne Meeting kann man beliebig gestalten.

Ton und Video. Die wichtigste Funktion des Tools besteht darin, dass der User jederzeit den Ton und das Videobild abschalten und wieder aktivieren kann. Bei Gruppengesprächen empfiehlt es sich, dass alle, die nicht sprechend den Ton stummschalten (durchgestrichenes Mikro), damit nicht alle zu hören bekommen, wenn bei einem der Hund bellt. Man vergisst dann häufig es wieder einzuschalten , so dass man spricht, ohne den Ton zu aktivieren. Eine Alternative wäre, ständig stummgeschaltet zu bleiben, und die Leertaste zu drücken, wenn man das Wort ergreift.

Chat: Klickt man auf den Chat-Button unten auf der Werkzeugleiste, geht ein Chatfenster auf. Man kann alle oder eine bestimmte Person ansprechen. Falls der Veranstalter nicht anders festlegt, kann sich jeder Benutzer den ganzen Chat herunterladen.

Ansicht. Bei der „Galerieansicht“ siehst du die Miniaturvideos von allen Teilnehmern. Bei der Sprecheransicht bekommt man ein großes Bild von der Person zu sehen, die jeweils das Wort hat. Jeder kann sich aber das Fenster mit einer gewählten Person anpinnen, damit sie stets im Vordergrund steht. Statt einem Video von sich selbst kann jeder seinen Bildschirm teilen bzw. freigeben oder die Ansicht von einer bestimmten App anzeigen, die gerade relevant ist, wie z.B. Online Designer oder PowerPoint.

So geht der Verkauf über die Online-Konferenz: Soft-Skills-Tipps

Selbstaufnahme: Du bist Fotograf, Verkäufer und nun musst du quasi in die Rolle eines Schauspielers bzw. Fernsehmoderators schlüpfen. Bei Zoom kannst du ein Meeting mit dir selbst anlegen. Klicke einfach auf „neues Meeting“ und los geht‘s. Die Software nimmt dich selbst auf. Stelle deine Fotoprodukte vor. Blättere in einem Fotoalbum. Zeige ein schwebendes Foto hinter Acrylglas aus der Nähe, woraus es sich zusammensetzt usw. Schau dir die Aufnahme an. Was ist gut und was gibt es zu verbessern? Bist du mit deiner Mimik und Körpersprache zufrieden? Ist alles deutlich sichtbar? Schon jetzt gibt es immer mehr Fotografen, die sich zusammentun, um das Online-Kundengespräch zu üben.

Präsentation: Teile deinen Bildschirm mit dem Kunden. Zeige ihm zuerst ein Video oder eine Slideshow, die du in Powerpoint, iMovie, Animoto usw. gemacht hast. Dann hat er schon einen Überblick. Daraufhin kannst du mit ihm Fotos durchschauen, damit er seine Favoriten auswählt. Du erfährst dann was ihm besonders gefällt und bist in der Lage, seine Reaktionen und Emotionen wahrzunehmen. Du kannst ihm auch ein fertiges, digitales Album mit seinen Fotos zeigen. Ein fertiges Buchprojekt weckt gleich das Bedürfnis danach. Hatte der Kunde bisher keine Chance, deine Fotoprodukte live zu sehen, kannst du nun den geübten „Fernsehauftritt“ vorspielen, edle Complete Sets oder Passepartout Boxen zu zeigen und dann wie ein Zauberer, die exklusiven Projekte aus deinem Hut ziehen .

Unsere Fotobücher und Fotoalben lassen sich während einer Videoknferenz schön darstellen.

Augenkontakt: Man neigt unbewusst dazu, auf dem Bildschirm in die Augen des Gegenübers zu schauen. Allerdings entsteht dann der Eindruck, dass du an dem Redner vorbei blickst. Die Kamera entspricht hier schließlich dem Auge deines Kunden. Deshalb empfiehlt es sich, deinen Laptop etwas höher aufzustellen, zum Beispiel auf einen Stapel Bücher stellen, damit sich die Webcam auf deiner Augenhöhe befindet. Sonst wird man dich etwas „von unten“ sehen und dein Gesicht wird ein wenig verzerrt wirken.

Pausen. Auch beim Live-Gespräch sind Pausen gefragt. Besonders wenn du etwas länger redest, mache kurze Pausen. Dies könnte zwar etwas verwirrend sein: „Ist der Ton abgebrochen oder so?“, aber die Aufmerksamkeit des Kunden, die bei den virtuellen Besprechungen im Allgemeinen schnell weg ist, wird gesteigert. Ist der Kunde fertig mit seiner Aussage? Warte einen Tick länger bevor du das Wort ergreifst. Man muss eventuelle Zeitverschiebungen in Betracht ziehen. Wird jemandem beim Online-Meeting unterbrochen, fühlt es sich noch unhöflicher an, als im direkten Kontakt.

Blick hinter die Kulissen: Ist doch toll in ein Restaurant zu gehen, wo vor unseren Augen gekocht wird. Wage es, lade den Kunden doch mal hinter die Kulissen deiner Arbeit ein. Zeig ihm, wie du sein Album mit dem neuen nDesigner Pro erstellst. Beziehe ihn mit ein. Mach es zu einem gemeinsamen Erlebnis. Du gewinnst dadurch viel Vertrauen und Anerkennung.

Zusammenfassung: Am Ende empfiehlt es sich, beim Kunden nachzufragen, inwieweit er sich mit dieser Kommunikationsform zurechtgefunden hat bzw. was in seinen Augen verbesserungsbedürftig wäre. Im Nachgang wären nur noch zwei Dinge zu tun: Eine E-Mail mit Zusammenfassung und Dankeschön zu verfassen und sich das Video anzuschauen um die eigene Leistung zu bewerten.

Alles in allem ist mitten in diesem Verkaufsthema der Small-Talk und das persönliche Gespräch wichtiger denn je. Klar, du musst dir dein finanzielles Überleben sichern. Ist es aber tatsächlich dein Ziel, dass der Kunde nachgibt und sich überreden lässt? Klar, wenn du ihn begeistern kannst, ist es kein Thema. Manchmal aber kann es sein, dass der Verkauf in die Hose geht, weil du erkennst, dass jetzt beim Kunden wichtigere Dinge auf der Tagesordnung stehen. Wenn du ihm gerade jetzt die Gelegenheit gibst, sich auszusprechen … Wenn du keinen Eindruck hinterlässt, dass du ihm etwas aufdrehen willst… Wenn du ihn in einer schwierigen Zeit begleitest, dann kannst du sehr überrascht sein, wie stark er die Werbetrommel für dich rührt, wenn „der Spuk“ schon vorbei ist.